5 dicas para otimizar sua gestão de tempo e produtividade

5 dicas para otimizar sua gestão de tempo e produtividade

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A falta de tempo se tornou uma das principais queixas de gestores e profissionais. Parece que as 24 horas de um dia nunca são suficientes para realizar todas as atividades, não é mesmo? Por isso, a gestão de tempo e produtividade se tornou essencial para qualquer empresa, independentemente do segmento ou porte.

Além do gerenciamento eficiente do período e dos resultados do trabalho, é necessário compreender a importância dos profissionais de Tecnologia da Informação (TI). Isso porque toda organização, hoje, conta com um departamento responsável pelos projetos e processos que envolvem procedimentos tecnológicos e de automação.

Tal compreensão passa por escolher bem os integrantes da equipe, investir em recursos técnicos, trabalhar com indicadores de desempenho e qualidade, adotar canais eficientes de comunicação, métodos de gerenciamento de projetos e evitar o excesso de responsabilidades. A seguir, você confere essas 5 dicas para otimizar sua gestão de tempo e produtividade! Confira.

1. Escolha os profissionais de sua equipe com precisão

O primeiro passo para desenvolver um trabalho de qualidade em um mínimo de tempo é contar com uma equipe de excelência. Logo, caso sua empresa ainda esteja nesse processo, contrate profissionais de alto nível, mescle experiência com juventude e reconheça a importância do departamento de TI.

2. Invista em recursos para a gestão de tempo e produtividade em TI

O referido reconhecimento passa por investir em recursos e tecnologias da informação para a gestão de tempo e produtividade de sua empresa.

Para tanto, é importante identificar problemas em processos e procedimentos que resultam em atrasos, desperdícios de tempo e até mesmo que comprometam a qualidade dos serviços.

A partir dessa verificação, é possível encontrar soluções e adotar estratégias e ferramentas para otimizar o trabalho da equipe de TI e também de outros departamentos.

3. Trabalhe com indicadores de desempenho e qualidade

Todo projeto deve ter um começo, meio e fim. Além disso, é indispensável que o trabalho seja norteado por um cronograma de atividades para que a equipe não se perca e consiga cumprir as metas.

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Para garantir a entrega nos prazos estabelecidos, a utilização de indicadores de desempenho e qualidade são bastante relevantes. Além disso, servem para avaliar os profissionais, aferir os custos com a execução do projeto, acompanhar a velocidade da produção e, ainda, se as entregas estão sendo feitas nos prazos.

Caso as variáveis acima tenham resultados negativos, os indicadores mostrarão gargalos e possíveis problemas. 

4. Utilize canais de comunicação e métodos de gerenciamento eficazes

Utilizar canais de comunicação que permitam contato direto e rápido entre os integrantes de determinado projeto, bem como definir o método de trabalho para alcançar os objetivos esperados, são fundamentais para a gestão de tempo e produtividade.

Para a comunicação, soluções de telefonia, como PABX virtual e outros, podem contribuir e muito. No caso das metodologias de trabalho, Scrum, Extreme Programming (XP) e Kanban podem ser boas alternativas.

5. Evite excesso de projetos

Convenhamos que a falta de tempo, na maioria das vezes, vem acompanhada com o excesso de atividades, não é? Portanto, é preciso se comprometer com a quantidade de projetos compatível com a capacidade que a sua empresa tem em realizar as demandas dentro do prazo e com qualidade.

Se necessário, terceirize ou mesmo negue o serviço. Afinal, é melhor do que atrasar, perder clientes ou ainda manchar o nome de sua organização no mercado.

A falta de tempo tem sido um dos grandes problemas de empresas de todos os portes. Por causa disso, recursos para otimizar a gestão de tempo e produtividade se tornaram fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Assim, é preciso investir em soluções eficientes que envolvem desde a contratação de bons profissionais para a equipe até métodos de gerenciamento de projetos para impedir o número excessivo de responsabilidades para os colaboradores. 

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